논문 및 문헌 정보 관리방법 3 (문헌(item)들의 폴더별(collection) 정리 방법)

Zotero 데이터(pdf files)를 저널명으로 관리하는 방법 à 지난 설명 요약

지난번 설명한 방식대로(“외부 클라우드(dropbox)와 연동법 : Zotero, ZotFile, Dropbox의 설정방법“) Zotero환경을 설정한 경우 Zotero상의 Item(조테로에서는 각종 문헌을 아이템(item)으로 표현하고 있습니다. 논문, 도서, 홈페이지 등등…)의 데이터(PDFs 등)는 외부저장소의 지정폴더에 저장될 것입니다.

예를 들어 지난 설명의 사례를 요약하면

[폴더위치 지정] : “Zotero 환경설정 – 고급 – Files and Floders – Linked Attachment Base Directory” 설정창에서 Base directory를 내PC의 Dropbox폴더하부에 “_01ZoteroFiles”로 지정함.
[서브폴더 분류방식] : “ZotFile
Preference – General Settings – Location of Files – Custom Location” 설정창에서, 앞서 Zotero에서 지정한 “…..Dropbox\_01ZoteroFiles” 폴더를 Choose해주고,

바로 아래 “Use subfolder defined by” 항목을 체크하고 “/%W” 옵션(wildcards)을 입력했습니다. 이때 W 옵션은 저널출판사(journal, publisher)을 의미합니다. 즉 _01ZoteroFiles 폴더에 pdf파일을 저장할 때 하부폴더를 만들어 저장하고, 이때 하부폴더의 분류 기준은 저널출판사를 기준으로 분류하라는 의미입니다.

아래의 그림은 위 설정으로 생성된 드롭박스내의 폴더구조를 예시한 것입니다. Zotero에서 데이터를 저장할 때 마다 신규 학술지일 경우 새로운 폴더를 만들어 저장하며, 이미 기존에 학술지명 폴더명이 생성된 사례가 있을 경우 해당 학술지 폴더명에 추가되어 저장되는 형식입니다.

[파일이름 작성방식] : “ZotFile
Preference – General Settings – Renaming Rules – Format for All Item Types except Patents” 설정창에서 “{%a }{%y – }{%t}” 옵션을 입력했습니다. 이때 a : 저자, y : 출판년도, t : 논문제목을 각각 의미합니다. 여기서 지정하는 옵션의 결과는 바로 위에 있는 Update 버튼을 통해 즉시 결과형식을 편리하게 확인해 볼 수 있습니다 (단, 환경설정창으로 이동 전에 item이 선택된 상태이어야 합니다.)
환경설정이 완료되면 이제부터는 Zotero로 Item을 수집할 때 마다 자동으로 지정된 외부폴더(dropbox\_01ZoteroFiles)의 서브폴더(저널출산사명)에 지정된형식의 파일이름(예를 들면 “author 2016 – title.pdf”)으로 저장됩니다. 드롭박스와 같은 클라우딩 저장소에 관리할 경우 노트북이나 탭, 휴대폰 등의 기기에서도 드롭박스를 통해 직접 파일(논문)을 읽고 편집하는 것이 가능하다. 특히 논문에 주석 메모 등의 annotation 결과가 그대로 유지, 반영되기 때문에(ZotFile이 이 역할을 함) 논문의 통합관리에 매우 유용하다.

다만 주로 작업을 많이 하게 되는 Firefox 브라우저 상의 Zotero 환경에서는 현재 annotation 기능이 지원되지 않고 있다. 기존에 지원하던 기능이지만 문제가 발생하여 현재는 Firefox 브라우저 상에서는 주석 기능이 불가하다. 하지만 마우스 우클릭을 통해 “외부뷰어에서 열기” 매뉴를 통해 파일을 열 경우는 주석기능을 활용할 수 있다.

Zotero 데이터(pdf files)를 Collection(폴더)이름으로 관리하는 방법

논문을 읽고 메모하고 관리하다 보면 저널출판사명으로 논문을 관리하는 것이 불편함을 느끼게 될 것이다. 특히 클라우딩을 통해 여러 대의 기기에서 논문을 볼 경우 더욱 그러할 것이다. 가장 편리한 방법은 Zotero Window의 좌측창에 있는 “내 라이브러리”의 폴더구조 그대로(아래 그림 참조) 데이터도 저장 관리하는 방법일 것입니다.

위 방식대로 저장, 관리하기 위해서는 앞서 수행한 설정과정에서 일부 옵션(wildcards) 값만 바꾸어 주면 매우 손쉽게 변환할 수 있습니다. (하지만 현재(2016.3.5일 기준) 상황으로는 첫번재 수준 폴더까지는 문제없이 생성되지만, ZotFile의 프로그램 내부 코딩문제로 인해 그 하위의 서브폴더는 정상적으로 생성되지 못하고 있다. 이 부분을 해결하기 위해서는 약간의 추가적인 작업이 필요하며, 여기에 대해서는 별도의 글로 설명하겠습니다.)

앞서 드롭박스 폴더의 “_01ZoteroFiles” 폴더 내에 이미 출판사명 폴더명으로 데이터들이 생성되어 있기 때문에, 새로이 “01_ZoteroCellection”의 신규 폴더를 만들고, 앞서와 동일한 방법으로 Zotero 환경설정 창에서 Base direcory로 변경 설정해 준다.

[폴더위치 변경] : “Zotero 환경설정 – 고급 – Files and Folders – Linked Attachment Base Directory” 설정창에서 Base directory를 내PC의 Dropbox 폴더하부에 “01_ZoteroCollection”로 지정함. 이때
기존의 PDF파일들을
모두
Absolute path로
변경하겠다고
물으면 OK 승인
[서브폴더 분류방식 변경] : “ZotFile Preference – General Settings – Location of Files – Custom Location” 설정창에서, “…..Dropbox\01_ZoteroCollection” 폴더로 Choose해주고,

바로 아래 “Use subfolder defined by” 항목을 체크하고 “/%W” 옵션(wildcards)을 “/%C” 로 변경한다. 이때 C 옵션은 Collection 즉, 폴더명을 의미하며, 위 그림의 좌측 창 “내 라이브러리” 내의 폴더구조 형태로 파일들이 저장 관리된다. 세부적인 옵션(wildcards) 조정값에 대해서는 아래 그림 또는 ZotFile홈페이지 참조.
파일명을 생성하는 방식도 “출판년도/논문명/저자/학술지명”의 순서로 바꾸어 보도록 하겠습니다.

[파일이름 작성방식 변경] : “ZotFile
Preference – General Settings – Renaming Rules – Format for All Item Types except Patents” 설정창에서 “{%y }{%t – }{%a- }{%j}” 의 옵션을 입력합니다. (이 것은 제가 사옹 하는 방식의 샘플이며, 각자 본인의 취향에 따라 자유롭게 구성하기 바라며, 옵션은 위 그림의 wildcards를 이용하기 바랍니다)

아래그림과 같이 드롭박스내 저장 파일의 구조가 Zotero의 내라이브러리 Collection 구조와 동일하게 생성되고 있음을 확인할 수 있습니다. 파일명도 새로이 규정한 방식대로 naming이 되고 있습니다.

<참고사항>

당연한 얘기지만 위에서 환경설정을 변경 지정하는 것 만으로 새로운 폴더구조 및 데이터가 자동으로 생성되는 것은 아닙니다. Zotero 창에서 각 Collection 폴더로 이동하며 각 폴더내 Item을 모두 선택하여, 마우스 우클릭으로 Manage Attachments – Rename Attachments를 해주어야만 해당 폴더의 생성 및 파일의 복사(이동)이 이루어집니다. 이동하고자 하는 기존의 모든 Collection에 대해 모두 업데이트(Rename Attachments)를 해주어야 합니다.

물론 기존 DB의 이동이 아니고 환경설정 이후 새로이 추가되는 Item 들은 자동으로 신규 폴더구조로 생성됩니다.

기존의 DB, 즉 본 사례에서는 예전 출판사명으로 분류되는 “_01ZoteroFiles” 내의 PDF파일들은 업데이트가 모두 이루어지면 신규 폴더로 모두 이동되고 파일은 남아있지 않습니다.

**ZotFile을 통해 해당 외부 폴더로 “Manage Attachments – Rename Attachments”를 하는 과정은 해당파일(PDFs)을 원래 폴더에서 복사(copy)하는 것이 아니고 이동(move)하는 것임을 유의하기 바랍니다. 따라서 원본의 보관이 필요한 경우는 명령 이전에 별도로 복사본 관리를 해둘 필요가 있씁니다.