논문 및 문헌 정보 관리방법 2 (ZotFile 및 Dropbox 연동 활용법)

ZotFile 및 Dropbox의 연동 활용 필요성

Zotero에서는 파일을 저장할 때 2가지 옵션을 제공한다.

내부저장소(stored files) 또는
링크(linked files) : 하드디스크 아무 곳에나 저장하고 zotero는 링크정보만 가지는것
▷ Stored 또는 Linked 모두 부를 때는 “attachments” 즉 첨부로 일괄해서 부른다.

내부저장소(stored)를 이용하는 방식을 선택하면 사용법이 직관적이고 간단하기는 하지만 실제 저장된 파일이 내 PC에 어디에 있는지를 알기가 어렵고, 파일 이름을 사용자가 설정할 수 없으며, 더구나 파일을 관리하기 위한 directory 관리를 사용자가 직접 할 수 없는 불편함이 있다.

링크(linked) 방식을 사용하면 일반적으로 PC에서 파일을 관리하듯 계층구조의 directory를 만들어 사용자가 원하는 형식의 파일이름을 부여하여 관리할 수 있다. 또한 PC내 하드드라이브 어떤 곳이든 사용자가 원하는 곳에 파일을 저장할 수 있다. 다만 이러한 기능은 Zotero에서 직접 지원하는 것이 아니고, 별도의 ZotFile 이라는 부가 프로그램(add-in program) 설치해야만 한다.

ZotFile 프로그램의 역할은 Zotero와 사용자 중간에서 좀더 파일 관리를 편리하게 할 수 있도록 하는 중계자의 역할 정도로 이해하면 될 듯하다. Zotero의 최신 변화사항과 Dropbox 상의 최신 변화사항(이 경우는 클라우드를 통해 태블렛 또는 휴대폰, 노트북 등으로 dropbox상의 pdf 논문 파일들을 직접 읽고 메모 등의 annotating을 부가하고 파일을 저장한 변화가 주 내용일 것이다)을 중간에서 감지하고 양방향으로 최신의 상태로 sync 시켜주는 역할을 한다.

ZotFile의 설치방법

Zotfile은 별도로 구동되는 프로그램이 아니고 파이어폭스(filrefox) 웹브라우저 상에서 구동되는 부가기능(add-in) 프로그램이다. 따라서 파이어폭스 설정 창의 부가기능에서 설치해 주면 된다.

Firefox 웹브라우저의 메뉴(우측상단)에서 부가기능 선택한 후,

검색창에서 ZotFile을 검색해서 설치한다.
설정은 아래 그림과 같이 부가기능으로 “설치된 목록”에서 ZotFile의 “설정” 버튼을 선택하면 된다.

ZotFile Preferences 환경설정창

외부 클라우드(dropbox)와 연동법 : Zotero, ZotFile, Dropbox의 설정방법

PDF 논문파일들의 효율적 관리, 저장공간의 자유로움, 다양한 기기를 통한 annotating 및 실시간 동기화 등의 장점을 사용하기 위해 Zotero, ZotFile 및 Dropbox의 설정방법에 대해 순차적으로 설명하고자 한다.

Zotero 환경설정(preference)창에서 상단의 고급(Advance icon) 클릭한 후 “Files and Folders”선택

“Linked Attachment Base Directory”메뉴에서 Base directory항목에 원하는 폴더를 지정한다. 드롭박스 동기화를 원할 경우 내 PC의 dropbox 폴더 내에 신규폴더를 만들고 그 곳을 base directory로 지정해준다.예를 들어 _01Zotere 방을 dropbox폴더내에 만들고 지정을 할 경우 아래와 같이 confirm 화면을 거쳐 지정이됨.

하단의 “저장 위치” 및 “데이터베이스 유지”는 본래 설정된 상태로 그대로 유지하면 된다. “저장 위치”의 경우 zotero 내부저장소에 PDF파일을 저장하고자 할 경우 zotero의 database와 pdf파일들이 저장되는 위치를 지정하는 곳이다. 드롭박스 사용과 같이 zotero 외부에 pdf파일을 관리하고자 할 경우는 이 설정은 그대로 유지하면 됨.

ZotFile 환경설정 창으로 이동한다. (Firefox 브라우저 부가기능 창의 ZotFile 설정)
General Settings 창에서 “Location of Files” 메뉴에서 아래와 같이 앞서 Zotero에서Linked Attachment Base Directory”로 지정했던 dropbox내 폴더를 사용자 지정으로 선택하고,
하단의 Use subfolder defined by를 체크하고, 옵션을 조정한다. 예를 들어 /%W의 경우 저널(또는 책) 이름으로 폴더이름을 만들고 Pdf를 그 방에 저장 관리한다. 기본값은 /%w/%y 로 되어있으며, 이때 /%y는 해당저널의 출판년도도 같이 이름에 붙이는 옵션이며 본 예에서는 제외시켰음.

설정창의 3번째 탭인 “Renaming Rules”로 이동한다.
- Use Zotero to Rename은 체크하지 않는다.
- 이름을 붙이는 옵션을 본인이 원하는 형식대로 수정한다. 예를 들어 기본형식인 {%a_}{%y_}{%t} 을 다음과 같이 {%a }{%y – }{%t} 로 수정할 경우 “Yoon et al_2011_Practical… “의 이름형식이 “Yoon et al 2011 – Practical…”으로 변경된다. 즉 공백을 넣고 “_”대신 “-“을 사용하도록 지정한 것이다. Additional settings은 취향대로 선택. 우측상단의 Update 를 클릭하면 현재 설정한 대로 샘플 서식을 보여준다.
- 이름 설정에 대한 세부적 정보는 홈페이지 http://zotfile.com/index.html#changelog 참조